Олеся Дементьева. 7 фраз, которые нельзя писать контрагенту
В деловой переписке все начинается невинно: «Коллеги, добрый день!» Через три письма появляется «Как мы уже неоднократно сообщали», через пять — «Вы вообще договор читали?», а к вечеру юрист просит ничего больше не отправлять. Проблема в том, что электронное письмо — не просто способ выпустить пар. Переписка может участвовать в заключении договора и помогать суду определить, о чем стороны действительно договорились. Поэтому сегодняшнее «ну ладно, делайте» завтра способно стать приложением к иску. Эти фразы не запрещены законом. Но перед их отправкой полезна пауза: прочитайте сообщение так, словно его уже зачитывает представитель другой стороны.
1. «Да, мы вам должны, но денег сейчас нет»
Хотели объяснить положение компании, а заодно могли подтвердить задолженность. Признание долга при определенных условиях прерывает течение исковой давности: срок начинает идти заново. Значение имеют содержание письма, полномочия отправителя и обстоятельства его направления.
Лучше написать: «Получили ваш расчет. Проверяем основания и размер требований, ответ направим до ___».
2. «Со всем согласны, запускайте»
С чем именно: с ценой, сроками, техническим заданием или последней версией договора, где незаметно появились дополнительные обязанности?
Обмен электронными сообщениями при соблюдении требований закона может оформлять договорные отношения. Не всякое «согласны» автоматически заключает договор, но рассчитывать на его юридическую невесомость опасно.
Лучше: «Согласовываем техническое задание в редакции от ___. Цена и сроки требуют отдельного согласования».
3. «Договор потом подпишем, начинайте сейчас»
Любимая фраза тех, кто уверен: без подписи обязательств нет, а работа почему-то уже должна идти.
Отсутствие единого подписанного документа не всегда означает отсутствие договора: письменная форма в определенных случаях соблюдается через обмен сообщениями и принятие письменного предложения действиями.
Лучше сначала определить объем, стоимость, сроки и порядок оплаты. «Потом подпишем» — плохое начало для проекта с реальными расходами.
4. «Это наша ошибка, мы все компенсируем»
Вежливое извинение незаметно превратилось в обещание оплатить все: от ремонта до испорченного настроения генерального директора.
Письмо могут использовать при выяснении обстоятельств спора и позиции сторон. Оно не делает любой заявленный ущерб доказанным, но создает ненужную неопределенность относительно того, что вы признали.
Лучше: «Сожалеем о возникшей ситуации. Проверяем обстоятельства. Просим направить расчет требований и подтверждающие документы».
5. «Претензий не имеем»
Два слова экономят время сегодня и создают вопрос завтра: никаких претензий вообще или только к конкретной поставке? Важно не делать заявление шире, чем вы намеревались.
Лучше: «По результатам проверки количества товара по накладной № ___ замечаний не выявлено». Не подтверждайте качество, комплектность и все расчеты одной фразой, если проверяли только число коробок.
6. «Оплатим в пятницу. Точно»
В понедельник это выглядит как проявление доброй воли. В пятницу — как очередное нарушенное обещание. Если речь о спорной задолженности, обещание оплаты может оцениваться как признание долга. Просьба предоставить отсрочку или рассрочку также способна иметь такое значение.
Лучше обещать только после проверки суммы и согласования платежа.
А если нужна отсрочка — предложить конкретные условия и оформить договоренность.
7. «Сроки неважны, главное — качество»
Красиво звучит на производственном совещании. Хуже — когда через месяц вы собираетесь предъявить претензию за просрочку. Такое письмо может создать спор о том, как стороны понимали сроки и допускали ли перенос. Переписка учитывается при толковании их договоренностей.
Лучше: «Требования к качеству сохраняются. Возможность переноса срока обсудим отдельно; согласованный срок пока остается прежним».
Перед кнопкой «Отправить» проверьте три вещи: что именно вы подтверждаете, какие обязательства предлагаете и можете ли исполнить обещанное.
