Всё идёт по плану!

GL делится лайфхаками самоорганизации и продуктивного планирования 

Спонтанность и импровизация помогают нашему внутреннему огню не угаснуть и всегда быть в тонусе. Но вместе с этим, согласитесь, планирование – залог эффективности. Неважно, кто ты – владелец большого или малого бизнеса, управленец, блогер-миллионник, наноинфлюэнсер, студент или мамочка в декрете – хочешь преуспеть, учись профессионально планировать. В противном случае тебя с головой накроет волна ежедневных дел, от которых не будет покоя даже в выходные. Кстати, о выходных: отдых тоже нужно планировать!

Зачем планировать? 

Планирование освобождает. Как бы парадоксально это ни звучало… Дело в том, что невозможно одновременно держать в голове список дел и делать их, попутно выполняя ещё ряд побочных бытовых действий – мозг перегружается и отказывается работать. 
Планнеры, уведомления-«напоминалки», списки дел и чек-листы придумали не для ленивых, а для разумных и продуктивных – тех, кто знает, что освобождённое от запоминания рутинных дел пространство головного мозга отлично заполняется идеями разной степени гениальности.
Кроме того, планирование повышает продуктивность за счёт снижения уровня стресса: чем больше информации нам нужно держать в голове, тем больше мы затрачиваем ресурсов – следовательно, растёт уровень тревожности. А чем выше тревожность, тем ниже производительность. 
 

Делу – время

Коучи рекомендуют планировать не только рабочие вопросы, но также отдых и домашние дела. Обычно мы рассуждаем так: вот закончатся дела, тогда и буду отдыхать. Однако дела никогда не заканчиваются, и мы часто находим себя за мониторингом рабочей почты в выходные или не знаем, чем занять освободившееся время. Поэтому полезно заносить в планнер в том числе и массаж, и фитнес, и пункты «посмотреть вебинар» или «послушать подкаст». Домашнюю рутину тоже стоит перепоручить планнеру – с той же целью: разгрузить голову от забот о мелочах жизни.

Отдых поддерживает наше физическое состояние, придаёт сил и успокаивает.
На отдых, включая сон, мы должны отводить 42 % суточного времени.
Занеси эти данные в свой планнер.

Как планировать?

Чтобы планирование было эффективным, мало просто составить список дел. Нужно следовать нехитрым правилам – как только они войдут в привычку, жить станет проще, понятнее и продуктивнее.
 

Зачем всё это?

 Прежде чем планировать действие, зафиксируй результат, которого ты хочешь с его помощью добиться – у тебя должна быть чёткая мотивация что-то делать.
 

Список дел должен быть правдоподобным.
Если не выходит выполнить всё за один день,
сокращай количество задач.

 

Шаг за шагом

Чем абстрактнее задача, тем сложнее её выполнять. И наоборот, чем более подробно ты её распишешь, тем она понятнее и легче. Существует «правило робота» – прописывай в планнере свою задачу, подобно алгоритму – так, чтобы её смогла выполнить машина. У тебя должно быть кристальное понимание того, что и как нужно делать, чтобы прийти к результату. 
 

По порядку рассчитайся! 

А теперь расставим приоритеты. Обычно для одного дня достаточно одной ключевой, самой главной и безотлагательной задачи – её и ставим в начало списка. Далее – расставляем задачи помельче, и в финале – десерт: планы на отдых и праздное времяпрепровождение. Если есть дедлайн – сортируем задачи в порядке срочности, если же его нет – неважно, в какой последовательности их выполнять. В любом случае главное – результат.

Рассуждаем здраво

Авторы бестселлера «Выгорание» Эмили и Амелия Нагоски в одной из глав используют хлёсткий термин «токсичный перфекционизм». Они применяют его в отношении культа достижений и результативности, который процветает вопреки здравому смыслу. Во славу культа мы ставим для самих себя недостижимые планки и нереалистичные цели, а когда предсказуемо не добираемся до них, получаем стресс и разочарование.
 
Мы заносим в планнер миллион дел, из которых успеваем сделать лишь добрую сотню, и уничтожаем себя за это. Не сделал? Не успел? Слабак! Можешь лучше!.. Вот только завышенные ожидания, иллюзии и последующие разочарования ничего, кроме тревоги и стресса, не приносят. Чтобы этого избежать, соблюдай простое правило: если все дела не успеваются, режь список до разумного минимума.
 

С любовью к себе

Мы часто задаём себе вопросы «как заставить себя что-то сделать?», «как побороть лень?», превращая жизнь в бесконечную борьбу с самими собой. К счастью, сейчас в тренде миролюбивое и ненасильственное общение: вместо того, чтобы ругать себя за то, что вместо дел ты два часа листал ленту Инстаграма, поинтересуйся, почему так произошло и что нужно сделать, чтобы этого избежать. А вместо «как заставить себя вести планнер» подумай, «что я могу сделать, чтобы планирование стало приятным занятием?».
Планирование помогает нам разгрузить голову от рутинных задач, чтобы освободить в ней место для мыслей и идей. Грамотное планирование помогает нам снизить уровень стресса, быть продуктивными и довольными собой. Главное – планировать с любовью к себе и своим ресурсам!
 

 Дмитрий Сидухин 

Специалист по мышлению, профориентолог


Я с определённой периодичностью беру ручку и листок, успокаиваюсь, концентрируюсь, ставлю цели, распределяю, записываю, ставлю сроки, ориентиры и, самое главное – следую плану и действую так, как в нём сказано, иногда незначительно от него отклоняясь.
 
Но с точки зрения мышления следовать этой схеме в чистом виде могут далеко не все, а лишь те, чей мозг способен выполнить кропотливую, медленную, линейную задачу. Такие люди – настоящие гуру планирования. У них всё получается отменно, и они не понимают, почему у других всё иначе.
 
Мозг каждого человека уникален. Даже если следовать грубому делению на категории: системные / последовательные/; иррациональные /творческие/ или презентационные /публичные/ - каждый из типов мышления работает по-своему. В том числе и с темой планирования. Надо знать об особенностях своего мозга и решать задачи по планингу так, как комфортно ему.
 
Мой личный метод – записывать всё в максимальном объёме: в ноутбук, телефон, ежедневник, и не париться, когда я не успел выполнить какие-то пункты плана. Если что-то пошло не так из-за недопланирования, решаю это по факту.
 
Вообще актуальных и рабочих методов планирования много: у одного из моих друзей есть ежедневник на каждый случай и процесс. По-моему, в нашу последнюю встречу их было четыре.
 
Отмечу главную ошибку, которую обычно совершают люди в вопросах планирования – они придают этому процессу незаслуженно большое значение.
 
Такая история. Некий М. на тренинге по бизнесу узнаёт, что крутым бизнесменом можно стать только планируя и контролируя. Он начинает погружаться в это всё сильнее, но в итоге бизнес у него остался никакой, потому что М. занимался исключительно планированием. Отсюда – депрессия: бизнеса-то нет, значит, и планировщик из него не вышел. Всё просто: если человек сконцентрирован на проблемах планирования, но при этом у него не закрыты важные вопросы, касающиеся жизни и работы, то они не решатся, как бы он не расписывал свои дела и время.
 

 Константин Балдуев 

 Директор территориального  офиса Росбанка в Самаре 

Расскажите о функциях банка, помогающих вести бизнес, о составлении плана банковских операций, о приложениях, составлении индивидуального прогноза бизнесмена.
Сегодня банк - это партнер, предлагающий полный спектр решений. Деятельность малого бизнеса очень динамична и мобильна. Банковские приложения, такие как «Росбанк.Малый бизнес» позволяют управлять основными финансовыми потоками в режиме 24/7 без привязки к офису, адаптированы под любые устройства. При заполнении платежа наша система подскажет клиенту, как правильно заполнить платежное поручение, а некоторые поля заполнит вместо клиента. Для удобства и оперативности есть функция «мультиклиент» - одному пользователю можно подключить доступ к нескольким организациям в одном окне. Мы также реализовали функцию одной подписи на несколько платежек – клиент может создать несколько платежек по одному счету плательщика и подписать их всего одним смс.
 
Система электронного документооборота Росбанка соответствует требованиям федерального закона «Об электронной подписи». Сервис Host2Host позволяет осуществлять прямой, защищенный и непрерывный обмен электронными документами между учетными системами клиента и банка. Мобильный банк для бизнеса обеспечивает мгновенный доступ ко всем счетам организации или группы компаний, где бы вы ни находились. Помогает вести бизнес и гибкая тарифная политика. Мы обеспечиваем консультирование по повседневным вопросам и валютному контролю, если клиент рассматривает вариант работы с партнерами за пределами РФ.
 
 
Какие эффективные меры можно предпринять на этапе планирования бизнеса?
На этапе создания бизнеса клиент должен заранее подумать о выборе банка-партнера - его надежность должна быть в приоритете. Росбанк в тройке лидеров в ежегодном рейтинге самых надежных банков в России по версии журнала Forbes в 2019 году.
 
В Росбанке мы опираемся на философию кайдзен, которая предполагает, что наша жизнь в целом должна быть ориентирована на постоянное улучшение. 
 
Мы используем цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй» в качестве механизма, который обеспечивает непрерывность в достижении политики поддержания и совершенствования стандартов. В Росбанке активно используется Lean-менеджмент, методология управления временем и ресурсами. Это культура бережливого производства, непрерывных улучшений, ориентации на коммуникацию и людей, а также на снижение издержек и избыточных шагов, снижение вариативности. Умея выделять главное, сортируя задачи, вы заметите, что у вас достаточно времени и ресурсов для достижения главных целей.
 
Из чего складывается финансовое планирование /для бизнеса, ипотеки, кредита?
Главная цель финансового планирования заключается в том, чтобы понять потребности бизнеса и найти наиболее эффективные инструменты, которые закроют эти потребности.
 
Важно правильно оценить финансовое состояние компании. Помимо оценки положения на рынке, наличия/отсутствия и размеров дебиторской и кредиторской задолженности, взаимодействия с поставщиками и партнерами важнейшим инструментом для оценки является качественный финансовый учет предприятия. Именно он позволяет эффективно оценить возможности компании и подобрать максимально эффективные пути ее развития.
 
Как с помощью планирования можно избежать финансовых рисков?
Полностью избежать рисков невозможно. Задача бизнеса и банка-партнера - идентифицировать риски и продумать, какими инструментами они могут быть закрыты, т.е. минимизированы. 
С точки зрения конкретных инструментов возможным решением может быть кредитная линия, овердрафт или факторинг - эти инструменты закрывают риски «кассовых разрывов».
 
Также стоит обратить внимание на нефинансовые сервисы, которые предоставляются банками, – квалифицированные юридические услуги, страхование.
 
Как и в личных финансах, в бизнесе стоит обратить внимание на формирование подушки безопасности, размещая часть средств в депозиты или поддерживая неснижаемый остаток на расчетном счете.
 
Как банк может помочь в планировании развития бизнеса?
Банк совместно с клиентом участвует в планировании развития бизнеса при рассмотрении заявки на финансирование клиента. И здесь важно правильно оценить возможности бизнеса, подобрать эффективные инструменты финансирования. Зачастую банк определяет условия, при которых финансирование возможно: как правило, это конкретные значения финансовых показателей бизнеса /размер собственного капитала, долгосрочной/краткосрочной кредиторской задолженности и т.д.
 
Безусловно, в планировании бизнеса могут помочь и гибкие тарифы на те или иные услуги – расчетно-кассовое обслуживание, эквайринг, обслуживание бизнес-карт.


 
Читайте также:

Наверх